Mag een werkgever sollicitanten screenen op social media?
Uit recent gepubliceerd onderzoek van de Tilburg University volgt dat een kwart van de organisaties socialemediaprofielen van kandidaten checkt. Het doel daarvan is vaak om onderzoek te doen naar (niet-professioneel) gedrag (62%) of persoonlijke opvattingen (46%) van de kandidaat. Socialemediachecks worden bijna altijd uitgevoerd met LinkedIn (96%), maar ook Facebook (71%) en Instagram (41%) zijn erg populair. Maar mag het wel wat deze organisaties doen? Is het screenen van sollicitanten op sociale media toegestaan?
AVG en de bescherming van persoonsgegevens
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is ook tijdens de sollicitatieronde van toepassing. Als de werkgever een sollicitant screent dan worden er persoonsgegevens verwerkt. Werkgevers mogen persoonlijke gegevens van sollicitanten alleen verwerken als ze daarvoor een wettelijke grondslag voor hebben. Die wettelijke grondslag bij het screenen van sollicitanten ligt vaak in een wettelijke verplichting van de werkgever om de sollicitant te screenen. Voor bepaalde functies in bijvoorbeeld de kinderopvang, zorg, beveiliging of financiële sector, is screening wettelijk verplicht.
Als er geen wettelijke verplichting is om een kandidaat te screenen, moet de werkgever de screening op een andere wettelijke grondslag baseren. Toestemming van de sollicitant is geen geldige grondslag voor screening. De sollicitant staat in een afhankelijke positie ten opzichte van de werkgever en kan daarom niet in vrijheid geacht worden toestemming te hebben geven.
Een andere wettelijke grondslag is het gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang bij screening zal meestal zijn dat de werkgever erop moet kunnen vertrouwen dat de (toekomstige) werknemer integer en betrouwbaar is. Het is lastig aannemelijk te maken dat een werkgever een gerechtvaardigd belang heeft bij screening van social media. Wat een sollicitant in zijn vrije tijd doet en op Facebook post, zal niet snel relevant zijn voor de functie waarop hij solliciteert. Een screening mag alleen gaan over de specifieke risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn. De werkgever moet ook aantonen dat de screening noodzakelijk is. Dat houdt in dat het doel van de screening niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening kan worden bereikt. Verder moet de werkgever de sollicitant vooraf informeren dat er een screening plaatsvindt, waarom dat noodzakelijk is, welke gegevens er worden onderzocht en waarom de gegevens relevant zijn voor de betreffende functie.
Kortom, het screenen van social media zal niet snel gerechtvaardigd zijn gelet op de eisen die vanuit privacywetgeving worden gesteld aan pre-employment screening.
De Sollicitatiecode
Veel werkgevers richten hun werving- en selectieprocedure in volgens de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Deze code stelt richtlijnen vast voor het wervings- en selectieproces en benadrukt het belang van respect voor de privacy van sollicitanten.
Volgens de sollicitatiecode moeten werkgevers zich er bewust van zijn dat informatie die over de sollicitant wordt verkregen via internet en/of sociale media niet altijd juist, accuraat en/of relevant is. Verder is daarin geregeld dat de verkregen informatie, met de sollicitant wordt besproken, met vermelding van de bron. De sollicitant wordt bovendien in de gelegenheid gesteld om te reageren.
Werkgevers zijn niet verplicht om de sollicitatiecode toe te passen, maar het geeft wel een nuttige handleiding voor de do’s en don’ts bij het sollicitatieproces.
Conclusie
Het screenen van sollicitanten is onder strikte voorwaarden toegestaan. In de gevallen waarin geen wettelijke verplichting tot screening bestaat, is het belangrijk dat de werkgever goed onderzoekt of het, gelet op de aard en inhoud van de functie, überhaupt nodig is de kandidaat vooraf te googelen terwijl je die informatie ook in de selectiegesprekken naar boven kan halen. Het bekijken van socialemediaprofielen zal niet snel gerechtvaardigd zijn, zeker niet om bijvoorbeeld te onderzoeken wat een sollicitant in de vrije tijd doet. Gelet op het normenstelsel van de sollicitatiecode is het aan te raden om de sollicitant vooraf te informeren over de screening en hem in de gelegenheid te stellen om op de verzamelde informatie te reageren.
Slotopmerking
Op 14 maart 2023 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel Toezicht gelijke kansen bij werving & selectie aangenomen. Op dit moment ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer. De wet verplicht alle werkgevers om discriminatie bij werving en selectie te voorkomen. Werkgevers moeten er rekening mee houden dat zij in het vervolg nog transparanter moeten zijn over de manier waarop zij werven en selecteren. We houden u uiteraard van de ontwikkelingen op dit gebied op de hoogte.
Mocht u gebruik maken van screening bij sollicitaties, neem gerust contact met ons op om samen te bekijken of u voldoet aan de verschillende voorwaarden voor screening.
