De AVG viert op 25 mei 2023 haar vijfjarige jubileum. Daarom wijd ik een blog aan een belangrijk recht van werknemers op grond van de AVG: het recht op inzage. Met dit recht kunnen werknemers inzage krijgen in de persoonsgegevens die de werkgever over hen verwerkt. Als je als werkgever te maken krijgt met een inzageverzoek van een werknemer, ben je in beginsel verplicht hieraan gehoor te geven. Hoe ver gaat deze verplichting eigenlijk?
Het verwerken van persoonsgegevens van werknemers
Het uitgangspunt is dat werkgevers alleen persoonsgegevens van werknemers verwerken die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. De belangrijkste persoonsgegevens van werknemers worden bewaard in het personeelsdossier. In het personeelsdossier mogen onder meer de arbeidsovereenkomst, een kopie van het identiteitsbewijs, het BSN-nummer, NAW-gegevens, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, salarisgegevens en eventuele waarschuwingen en klachten worden bewaard. Voorbeelden van gegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt zijn medische en strafrechtelijke gegevens. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk. Denk aan een werknemer die aan epilepsie lijdt voor wie het van belang is dat collega’s daarvan op de hoogte zijn of de situatie waarin zich strafbare feiten voordoen op de werkvloer.
Recht op inzage
Werknemers kunnen op grond van artikel 15 AVG inzage vragen in de persoonsgegevens die door hun werkgever van hen worden verwerkt. Een verzoek tot inzage mag door een werkgever niet zomaar worden geweigerd. Een werknemer heeft in beginsel recht om inzage te krijgen én een kopie te ontvangen van de over hem verwerkte persoonsgegevens. Ook heeft een werknemer het recht om te weten voor welk doel zijn persoonsgegevens worden gebruikt en met wie zijn persoonsgegevens worden gedeeld. Kennelijk ongegronde en buitensporige inzageverzoeken hoeven niet in behandeling te worden genomen. De lat hiervoor ligt echter hoog en de bewijslast rust steeds op de werkgever. Het aantonen van kennelijk ongegronde of buitensporige inzageverzoeken is voor werkgevers dan ook erg lastig, te meer omdat een werknemer geen reden hoeft op te geven voor het inzageverzoek. In veruit de meeste gevallen moet een werkgever dus inzage geven aan een werknemer ten aanzien van de persoonsgegevens die van de werknemer worden verwerkt.
Grenzen
Het recht op inzage kent echter grenzen. Een belangrijke beperking is dat geen afbreuk mag worden gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen. Een werkgever moet dan ook bij een inzageverzoek rekening houden met de privacyrechten van andere werknemers en derden en mag geen informatie delen over bijvoorbeeld IE-rechten en bedrijfsgeheimen. Het delen van persoonsgegevens van collega’s of derden aan de werknemer die om inzage verzoekt is in beginsel dan ook niet toegestaan.
Verder blijkt uit de rechtspraak dat het recht op inzage alleen betrekking heeft op feitelijke gegevens. Interne notities met persoonlijke gedachten van medewerkers over een werknemer die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg vallen niet onder het recht op inzage. Uit de rechtspraak kan ook worden afgeleid dat interne correspondentie over een arbeidsconflict, bijvoorbeeld over een mogelijk ontslag van een werknemer, niet hoeft te worden verstrekt aan een werknemer die een inzageverzoek doet. Hetzelfde geldt voor juridische adviezen over een werknemer. Deze gegevens hoeven bij een inzageverzoek dus niet met een werknemer te worden gedeeld.
Het recht op inzage gaat ook niet zover dat altijd een recht bestaat op een kopie van de onderliggende stukken waarin persoonsgegevens van de werknemer voorkomen. Het verstrekken van een overzicht van de documenten waarin persoonsgegevens van de werknemer worden gedeeld is in veel gevallen voldoende, zolang je als werkgever maar inzichtelijk maakt welke persoonsgegevens er in die onderliggende stukken worden verwerkt.
Preciseren inzageverzoek
De meeste inzageverzoeken gaan over inzage in het personeelsdossier. Het kan echter voorkomen dat een werknemer inzage wil krijgen in álle persoonsgegevens die door de werkgever van de werknemer worden verwerkt. In dat geval is het verstandig de werknemer te vragen het inzageverzoek te preciseren, zodat gericht op zoek kan worden gegaan naar de gegevens die voor de werknemer van belang zijn. De AVG biedt die mogelijkheid. Hiermee kan een werkgever zich een grote administratieve last besparen. Werkgevers verwerken immers op tal van manieren persoonsgegevens van werknemers. Denk aan gegevens over werknemers in e-mails, foto’s van werknemers op de website of het intranet en camerabeelden op de werkvloer.
Tot slot
Het is van belang dat werkgevers zich ervan bewust zijn dat het inzagerecht van de werknemer een belangrijk, maar niet onbegrensd recht is en zorgvuldig nagaan wat wel en niet onder het inzagerecht valt. Twijfelt u of u moet voldoen aan een bepaald inzageverzoek of heeft u andere privacy gerelateerde vragen, belt of mailt u ons dan gerust.