De verlofmogelijkheden voor werkende ouders zijn de laatste jaren sterk uitgebreid. In aanvulling op het betaald partner- en aanvullend geboorteverlof bestaat sinds 2 augustus 2022 voor beide ouders de mogelijkheid van negen weken betaald ouderschapsverlof. Uitgangspunt bij deze wettelijke verlofregelingen is dat werknemers het verlof naar eigen inzicht mogen invullen en inrichten. In hoeverre heeft een werkgever daar zeggenschap over? Kan een werkgever een verlofverzoek weigeren, wijzigen of voorwaarden verbinden aan de manier waarop een werknemer het verlof wil invullen?
Werknemers hebben recht op achtereenvolgens een week partnerverlof, vijf weken aanvullend geboorteverlof en negen weken betaald ouderschapsverlof (naast zeventien weken onbetaald ouderschapsverlof). Partner- en aanvullend geboorteverlof moet worden opgenomen in respectievelijk de eerste vier weken en zes maanden na de geboorte van het kind. De aanvraag hiervoor moet in beide gevallen vier weken voor de beoogde ingangsdatum van het verlof schriftelijk worden gedaan. Voor betaald ouderschapsverlof geldt dat dit in het eerste jaar moet zijn opgenomen en uiterlijk twee maanden tevoren moet zijn aangevraagd.
Zeggenschap werkgever bij spreiding en verdeling van het verlof
Uitgangspunt bij de aanvraag van deze verlofsoorten is dat de werknemer zelf bepaalt voor welke duur en spreiding hij of zij het verlof wil opnemen. De werkgever mag het verzoek om verlof niet weigeren. Wel mag de werkgever, na overleg met de werknemer, een wijziging aanbrengen in de door de werknemer gewenste spreiding of verdeling van het verlof. Daarvoor geldt echter de hoge drempel van een ‘zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang’. Het moet dan gaan om ernstige organisatorische problemen die de normale bedrijfsvoering in gevaar brengen. Dat wordt niet snel aangenomen.
Vanwege de samenloop van de verschillende verlofregelingen kunnen werknemers in het eerste levensjaar van het kind in totaal 15 weken (gedeeltelijk) betaald en aaneengesloten verlof opnemen; voor moeders is dat 25 weken. Dat het voor werkgevers soms lastig is als werknemers langdurig afwezig zijn, is op zichzelf geen reden om het verlof te mogen wijzigen. De invoering van het betaald verlof is juist in het leven geroepen om werkende ouders te stimuleren in het eerste (half)jaar na de geboorte een lange periode onafgebroken te kunnen zorgen voor hun kind.
Ook als een werkgever wel een (aantoonbaar) zwaarwegend belang heeft, waardoor de spreiding van het verlof gewijzigd kan worden, blijft het (betaald) verlof een 'onvoorwaardelijk recht'. Dit betekent dat een werknemer altijd in staat moet zijn om het partner-, aanvullend geboorte- en ouderschapsverlof daadwerkelijk en volledig te genieten binnen de eerste vier weken, het eerste half jaar en het eerste jaar na de geboorte van het kind. Zelfs eventuele zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen kunnen dat recht niet aantasten.
De wijzigingsbevoegdheid van een werkgever geldt tot twee weken voor de ingangsdatum van het partner- en aanvullend geboorteverlof dan wel tot vier weken voor de ingangsdatum van het ouderschapsverlof. Reageert de werkgever te laat, dan mag de werknemer het verlof opnemen zoals door hem of haar is verzocht. Let wel, heeft een werkgever een verzoek ingewilligd, dan is dat onherroepelijk en kan daar niet zonder meer door werknemer of werkgever op worden teruggekomen.
Zeggenschap werkgever bij invulling en besteding van het verlof
Er bestaat geen plicht voor werknemers om de verschillende soorten verlof ook echt te gebruiken voor zorgtaken of andere doeleinden die aan het kind gerelateerd zijn. De werknemer bepaalt zelf de gewenste wijze van invulling van het verlof en kan het verlof dus aanwenden voor welke activiteit dan ook. Een werknemer kan het verlof dus evengoed gebruiken om bijvoorbeeld een lange (vakantie)reis te maken. Verder geldt dat een werknemer de werkgever ook niet hoeft uit te leggen waarom hij het verlof wil opnemen of wat hij tijdens het verlof wil gaan doen.
Dat een werknemer zelf de invulling en besteding bepaalt, hoeft nog niet te betekenen dat een werkgever geen enkele zeggenschap heeft. In elk geval kan een werkgever praktische richtlijnen over de opname van het verlof opnemen in (bijvoorbeeld) een personeelshandboek. Om te voorkomen dat werknemers telkens in stukjes (delen van) het verlof opnemen of telkens van week tot week daarin aanpassingen willen, mag een werkgever verlangen dat de werknemer in één keer de gehele aanvraag doet. Niet alleen voor het betaalde verlof in het eerste jaar, maar ook voor het onbetaalde ouderschapsverlof in de periode daarna. Dat maakt het voor de werkgever werkbaarder. Alleen als sprake is van onvoorziene omstandigheden hoeft een werkgever mee te werken aan een onderbreking of stopzetting van het verlof. Een werkgever mag de werknemer aan een eenmaal gedaan en ingewilligd verzoek in principe blijven houden.