Hoe ver reikt het inzagerecht van de werknemer?

Het verwerken van persoonsgegevens van werknemers 

Het uitgangspunt is dat werkgevers alleen persoonsgegevens van werknemers verwerken die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. De belangrijkste persoonsgegevens van werknemers worden bewaard in het personeelsdossier. In het personeelsdossier mogen onder meer de arbeidsovereenkomst, een kopie van het identiteitsbewijs, het BSN-nummer, NAW-gegevens, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, salarisgegevens en eventuele waarschuwingen en klachten worden bewaard. Voorbeelden van gegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt zijn medische en strafrechtelijke gegevens. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk. Denk aan een werknemer die aan epilepsie lijdt voor wie het van belang is dat collega’s daarvan op de hoogte zijn of de situatie waarin zich strafbare feiten voordoen op de werkvloer. 

Recht op inzage  

Werknemers kunnen op grond van artikel 15 AVG inzage vragen in de persoonsgegevens die door hun werkgever van hen worden verwerkt. Een verzoek tot inzage mag door een werkgever niet zomaar worden geweigerd. Een werknemer heeft in beginsel recht om inzage te krijgen én een kopie te ontvangen van de over hem verwerkte persoonsgegevens. Ook heeft een werknemer het recht om te weten voor welk doel zijn persoonsgegevens worden gebruikt en met wie zijn persoonsgegevens worden gedeeld. Kennelijk ongegronde en buitensporige inzageverzoeken hoeven niet in behandeling te worden genomen. De lat hiervoor ligt echter hoog en de bewijslast rust steeds op de werkgever. Het aantonen van kennelijk ongegronde of buitensporige inzageverzoeken is voor werkgevers dan ook erg lastig, te meer omdat een werknemer geen reden hoeft op te geven voor het inzageverzoek. In veruit de meeste gevallen moet een werkgever dus inzage geven aan een werknemer ten aanzien van de persoonsgegevens die van de werknemer worden verwerkt. 

Grenzen  

Het recht op inzage kent echter grenzen. Een belangrijke beperking is dat geen afbreuk mag worden gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen. Een werkgever moet dan ook bij een inzageverzoek rekening houden met de privacyrechten van andere werknemers en derden en mag geen informatie delen over bijvoorbeeld IE-rechten en bedrijfsgeheimen. Het delen van persoonsgegevens van collega’s of derden aan de werknemer die om inzage verzoekt is in beginsel dan ook niet toegestaan. 

Het recht op inzage gaat niet zover dat altijd een recht bestaat op een kopie van de onderliggende stukken waarin persoonsgegevens van de werknemer voorkomen. Belangrijk om op te merken is dat niet zonder meer kan worden volstaan met het verstrekken van een abstract overzicht van de verwerkte persoonsgegevens. Het gaat erom de werknemer in staat te stellen de rechtmatigheid van de verwerking te toetsen, zodat de werknemer zijn rechten – zoals het recht op rectificatie – kan uitoefenen. Als werkgever zul je inzichtelijk moeten maken welke persoonsgegevens er in de onderliggende stukken worden verwerkt en in welke context de verwerking plaatsvindt.

De rechtbank Midden-Nederland oordeelde in 2021 dat het inzagerecht zich niet uitstrekt tot interne notities met persoonlijke gedachten van medewerkers over een werknemer die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg. Denk daarbij aan interne correspondentie naar aanleiding van een mogelijk ontslag. Ook werd in die uitspraak geoordeeld dat juridische analyses waarin persoonsgegevens voorkomen niet hoeven te worden gedeeld. Of deze opvatting in de toekomst standhoudt, is de vraag. Het Hof van Justitie van de Europese Unie legt het inzagerecht namelijk ruim uit. 

Preciseren inzageverzoek 

De meeste inzageverzoeken gaan over inzage in het personeelsdossier. Het kan echter voorkomen dat een werknemer inzage wil krijgen in álle persoonsgegevens die door de werkgever van de werknemer worden verwerkt. In dat geval is het verstandig de werknemer te vragen het inzageverzoek te preciseren, zodat gericht op zoek kan worden gegaan naar de gegevens die voor de werknemer van belang zijn. De AVG biedt die mogelijkheid. Hiermee kan een werkgever zich een grote administratieve last besparen. Werkgevers verwerken immers op tal van manieren persoonsgegevens van werknemers. Denk aan gegevens over werknemers in e-mails, foto’s van werknemers op de website of het intranet en camerabeelden op de werkvloer. 

Tot slot 

Het is van belang dat werkgevers zich ervan bewust zijn dat het inzagerecht van de werknemer een belangrijk, maar niet onbegrensd recht is en zorgvuldig nagaan wat wel en niet onder het inzagerecht valt. Twijfelt u of u moet voldoen aan een bepaald inzageverzoek of heeft u andere privacy gerelateerde vragen, belt of mailt u ons dan gerust.